Главная arrow Сервисы 1С arrow Электронный документооборот в 1С
Электронный документооборот в 1С

В России полностью сформирована нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами. Предприятия и организации активно переходят на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками.

Пользователи программ "1С:Предприятия 8" имеют возможность получить дополнительные преимущества при использовании специализированного решения для обмена электронными документами "1С-ЭДО" и "1С-Такском" (совместная разработка с фирмой "1С").

"1С-ЭДО" - простой и удобный обмен электронными документами между пользователями 1С

"1С-ЭДО" - решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из "1С:Предприятия 8", без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию "1С-ЭДО".

Большинство предприятий ведут учет хозяйственной деятельности и создают документы для оформления сделок в учетной системе. Обычно бухгалтерия распечатывает, подписывает бумажные документы, отправляет их почтой или курьером. И наоборот, получает от контрагента, визирует и возвращает подписанные документы. После осуществления хозяйственной операции сотрудник предприятия вводит в свою учетную систему счет-фактуру, первичные документы, полученные от контрагента.

Схема работы "1С-ЭДО":

  1. Продавец - Подготовить документ в "1С:Предприятии". Нажать одну кнопку: "Сформировать, подписать и отправить";
  2. "1С-ЭДО" - Передача документов через одного из операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию "1С-ЭДО";
  3. Покупатель - Проверить и нажать одну кнопку "Провести" (документ в "1С:Предприятии" создается автоматически).

Использование электронного документооборота "1С-ЭДО" позволяет обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде через Интернет за считанные секунды, и это не единственное преимущество.

  • Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки - проще, чем бумажный документ.
  • Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами - накладными, актами, счетами, заказами и т. д.
  • Операторы ЭДО, поддерживающие технологию "1С-ЭДО", гарантируют доставку электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов электронного документооборота.
  • Входящие документы в информационной базе "1С" формируются автоматически на основе электронных документов - их остается только провести.
  • Система работает с любым количеством пользователей, имеющих сертификаты электронной подписи.
  • Обмен электронными документами органично встроен в регламент внутреннего документооборота.
  • Электронные документы можно удобно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис "1С-Отчетность".
  • Для подписания электронных документов может применяться квалифицированный сертификат электронной подписи (ЭП), выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России.

Условия подключения и использования "1С-ЭДО"

Для подключения и использования "1С-ЭДО" необходимо:

  1. Быть зарегистрированным пользователем программ 1С.
  2. Иметь действующий договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) с ГП "Процессор".

Для обеспечения правомерности и юридической значимости обмена электронными документами с контрагентами необходимо подготовить и оформить ряд документов:

  • Внести изменения в учетную политику предприятия - предусмотреть возможность использования электронных документов;
  • Подписать с каждым контрагентом, с которым планируется обмен электронными документами, Соглашение об электронном обмене
  • Обратиться к партнеру, который обслуживает вашу компанию по договору 1С:ИТС, и заключить с ним лицензионное соглашение, дающее право на использование "1С-ЭДО" для обмена электронными документами.

Стоимость

Пробная лицензия на "1С-ЭДО" включена в 1С:ИТС уровня ПРОФ в следующем объеме:

  • бесплатное подключение;
  • бесплатное получение любого количества документов;
  • бесплатная отправка 100 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 101 комплекта - 10 руб. за комплект

Для пользователей 1С:ИТС уровня ТЕХНО "1С-ЭДО" доступен на следующих условиях:

  • бесплатное подключение;
  • бесплатное получение любого количества документов;
  • бесплатная отправка 50 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 51 комплекта - 10 руб. за комплект.

Преимущества "1С-ЭДО" 

Преимущества безбумажного обмена электронными документами:

  • Ускорение обмена документами со своими контрагентами (сокращение времени на 75%).
  • Сокращение затрат на ведение документооборота (оплата труда, бумаги, картриджей, место хранения документов и пр.), поскольку все документы формируются и отправляются в электронном виде (общее снижение издержек предприятия на 2%).
  • Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему.
  • Снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, за счет автоматического формирования документов.
    Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются, так как они хранятся в электронном виде.

Организационные преимущества "1С-ЭДО":

  • Отказ от "ручного" ввода в 1С данных из полученных документов.
  • Автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов.
  • Автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя.
  • Чтобы начать обмен электронными документами, достаточно направить контрагенту приглашение прямо из 1С:Предприятия и получить от него подтверждение.
  • Возможен обмен с фирмами, которые используют другие учетные программы (не 1С).
  • Можно использовать сертификат ЭП, выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России. В частности, можно использовать сертификат, полученный с помощью продукта "1С:Подпись" или при подключении к сервису "1С-Отчетность". Для пользователей ИТС ПРОФ "1С:Подпись" и "1С-Отчетность" предоставляются на льготной основе.
  • Возможность создать несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов ЭДО, а затем настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями.
  • Возможность обмена электронными документами между контрагентами-пользователями "1С-ЭДО", если они подключены через разных операторов ЭДО (роуминг).

Технические преимущества 1С-ЭДО по сравнению с другими решениями ЭДО:

  • Возможность обмена электронными документами встроена непосредственно в типовые решения 1С и не требует интеграции и выгрузки во внешние модули отправляемых и принимаемых документов, а значит, задача интеграции решения 1С-ЭДО с учетной системой уже решена заранее для множества контрагентов, использующих ПО 1С.
  • Решение работает, в том числе, и в клиент-серверном режиме - поддерживается любое количество сертификатов и пользователей с правом подписи.
  • Используется разграничение доступа: функция подготовки и подписания документов могут быть разделены.
  • Руководитель может подписывать электронной подписью сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров.
  • Приглашение контрагентов к обмену реализовано непосредственно в учетной системе 1С.
  • Механизмы работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) также интегрированы непосредственно в ПП 1С.
  • Архив электронных документов является частью программы "1С:Предприятия". Таким образом, в ходе стандартных процедур по резервированию информационной базы вы можете создавать резервную копию электронного архива.
    Условия получения

Сервис "1С-ЭДО" уже встроен в типовые программы "1С:Предприятие 8"

 С "1С-ЭДО" можно работать в следующих программах "1С:Предприятия":

  • 1С: Бухгалтерия 8, ред. 2.0
  • 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3
  • 1С:Управление производственным предприятием 8
  • 1С:Комплексная автоматизация 8

Состав прикладных решений, включающих "1С-ЭДО", планируется расширять.

Доступ к "1С-Такском" реализован в прикладных решениях:

1С: Бухгалтерия 8
1С:Управление торговлей 8
1С:Управление небольшой фирмой 8
1С:Управление производственным предприятием 8
1С:Комплексная автоматизация 8
1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
1С:ERP Управление предприятием 2

Также у пользователей есть возможность встроить функциональность "1С-ЭДО" и в другие конфигурации на платформе "1С:Предприятие 8" с помощью решения "Библиотеку обмена электронными документами" - самостоятельно или воспользовавшись услугами специалистов ГП "Процессор".

Для пользователей решений на базе 1С:Предприятие 7.7, а также для пользователей нетиповых программ "1С:Предприятие", в которых не поддерживается функционал ЭДО (например, отраслевые решения "1С" или программы с индивидуальными доработками) предоставляется возможность работы с 1С-ЭДО с помощью специальной простой программы "1С:Клиент ЭДО 8", ред. 2.0.

"1С:Подпись"

Обязательным условием использования защищенного электронного документооборота является наличие у пользователя сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП).
При работе с "1С-ЭДО" принимаются сертификаты ЭЦП любых удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС России.

Для пользователей "1С:Предприятие 8" выпущен специальный продукт - "1С:Подпись"

1С:Подпись - простой способ подготовить и отправить заявление на выпуск квалифицированного сертификата электронной подписи от удостоверяющего центра ООО "НПЦ 1С".
Продукт 1С:Подпись рекомендуется приобретать и использовать тем пользователям ПП 1С, кто хочет перейти на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своими контрагентами, но еще не имеет для этого квалифицированного сертификата, или количество сотрудников, использующих сертификат электронной подписи для ЭДО, необходимо увеличить.
Сертификат, полученный с помощью 1С:Подписи, не предназначен для отправки регламентированной отчетности в контролирующие органы в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи и для участия в торгах на федеральных и коммерческих электронных торговых площадках.
Сервис, к которому обращается 1С:Подпись для получения сертификата электронной подписи, доступен в режиме 24*7 круглосуточно без выходных и праздничных дней.
Ключ электронной подписи создается на компьютере пользователя, что исключает несанкционированный доступ к нему.

Стоимость

Продукт "1С:Подпись" продается пользователям прикладных решений 1С:Предприятия партнерами 1С по рекомендованной розничной цене 600 рублей.
Пользователям с действующим договором 1С:ИТС уровня ПРОФ предоставляется без дополнительной оплаты пробная лицензия на 1С:Подпись для оформления квалифицированного сертификата. Эта пробная лицензия может быть использована в течение срока действия договора 1С:ИТС, но не более 1 раза в течение года.

 

Подробная информация по "1С-ЭДО" -  у сервис-инженеров отдела ИТС Группы предприятий "Процессор". Тел. (3812) 21-01-31.